Povinnosti související se zpracování dokumentace požární ochrany pro právnické a podnikající fyzické osoby stanovuje § 15 zákona č. 133/1985 Sb. a § 27 následující vyhlášky č. 246/2001 Sb.
Způsob vedení dokumentace požární ochrany stanovuje § 40 vyhlášky č. 246/2001 Sb., o požární prevenci
Právnické a podnikající fyzické osoby provozující činnosti se zvýšeným požárním nebezpečím a s vysokým požárním nebezpečím jsou povinny zpracovávat předepsanou dokumentaci PO, plnit podmínky požární bezpečnosti v ní stanovené a udržovat ji v souladu se skutečným stavem.
Dokumentací požární ochrany se stanovují podmínky požární bezpečnosti provozovaných činností a prokazuje se plnění některých povinností stanovených předpisy o PO.
Dokumentaci PO tvoří:
- Dokumentace o začlenění do kategorie činností podle požárního nebezpečí
- Posouzení požárního nebezpečí
- Stanovení organizace zabezpečení PO
- Požární řád
- Požárně poplachová směrnice
- Požární evakuační plán
- Dokumentace zdolávání požárů
- Řád ohlašovny požáru
- Dokumentace o provedeném školení a odborné přípravě
- Požární kniha
- Dokumentace o činnosti a akceschopnosti jednotky požární ochrany, případně požární hlídky
Součástí dokumentace PO je také další dokumentace obsahující podmínky požární bezpečnosti, zpracovávaná a schvalovaná, popřípadě vedená podle zvláštních předpisů, například požárně bezpečnostní řešení, bezpečnostní dokumentace, bezpečnostní listy, jakož i doklady prokazující dodržování technických návodů a podmínek vztahujících se k požární bezpečnosti výrobků nebo činností, rozhodnutí a stanoviska správních úřadů týkající se požární bezpečnosti při provozovaných činnostech.
Zpravidla zpracovává a vede dokumentaci PO odborně způsobilá osoba nebo technik požární ochrany, pokud není stanoveno jinak.
Součástí dokumentace je vždy uvedení místo a rozsahu její účinnosti, datum zpracování nebo provedení záznamu, jméno a odborná způsobilost zpracovatele, popřípadě osoby, která dokumentaci vede.
Dokumentaci PO schvaluje statutární orgán právnické osoby nebo jím pověřený vedoucí zaměstnanec, podnikající fyzická osoba nebo její odpovědný zástupce před zahájením činnosti, k níž se dokumentace vztahuje.
Kontrola dokumentace PO, včetně záznamu o jejím výsledku se provádí minimálně 1x za rok, zpravidla se provádí v rámci preventivních požárních hlídek. A dále vždy po každém požáru nebo po každé provedené změně, která měla vliv na její obsah.
Dokumentace PO se ukládá takový způsobem, aby byla dostupná osobám zaměstnanců, jichž se týká.
Vznikne-li pochybnost, zda resp. v jakém rozsahu má být zpracována nebo veden dokumentace PO, rozhodne o tom na základě místních podmínek a po posouzení potřebných podkladů orgán státního požárního dozoru.
Dokumentace PO, kterou orgán státního požárního dozoru schvaluje a požárně bezpečnostní řešení, které je součástí posuzované dokumentace se předkládají ve dvou vyhotoveních.