Povinnosti související se zpracování dokumentace požární ochrany pro právnické a podnikající fyzické osoby stanovuje § 15 zákona č. 133/1985 Sb. a § 27 následující vyhlášky č. 246/2001 Sb.
Způsob vedení dokumentace požární ochrany stanovuje § 40 vyhlášky č. 246/2001 Sb., o požární prevenci
Právnické a podnikající fyzické osoby provozující činnosti se zvýšeným požárním nebezpečím a s vysokým požárním nebezpečím jsou povinny zpracovávat předepsanou dokumentaci PO, plnit podmínky požární bezpečnosti v ní stanovené a udržovat ji v souladu se skutečným stavem.
Dokumentací požární ochrany se stanovují podmínky požární bezpečnosti provozovaných činností a prokazuje se plnění některých povinností stanovených předpisy o PO.
Dokumentaci PO tvoří:
- Dokumentace o začlenění do kategorie činností podle požárního nebezpečí
- Posouzení požárního nebezpečí
- Stanovení organizace zabezpečení PO
- Požární řád
- Požárně poplachová směrnice
- Požární evakuační plán
- Dokumentace zdolávání požárů
- Řád ohlašovny požáru
- Dokumentace o provedeném školení a odborné přípravě
- Požární kniha
- Dokumentace o činnosti a akceschopnosti jednotky požární ochrany, případně požární hlídky
Součástí dokumentace PO je také další dokumentace obsahující podmínky požární bezpečnosti, zpracovávaná a schvalovaná, popřípadě vedená podle zvláštních předpisů, například požárně bezpečnostní řešení, bezpečnostní dokumentace, bezpečnostní listy, jakož i doklady prokazující dodržování technických návodů a podmínek vztahujících se k požární bezpečnosti výrobků nebo činností, rozhodnutí a stanoviska správních úřadů týkající se požární bezpečnosti při provozovaných činnostech.
Zpravidla zpracovává a vede dokumentaci PO odborně způsobilá osoba nebo technik požární ochrany, pokud není stanoveno jinak.
Součástí dokumentace je vždy uvedení místo a rozsahu její účinnosti, datum zpracování nebo provedení záznamu, jméno a odborná způsobilost zpracovatele, popřípadě osoby, která dokumentaci vede.
Dokumentaci PO schvaluje statutární orgán právnické osoby nebo jím pověřený vedoucí zaměstnanec, podnikající fyzická osoba nebo její odpovědný zástupce před zahájením činnosti, k níž se dokumentace vztahuje.
Kontrola dokumentace PO, včetně záznamu o jejím výsledku se provádí minimálně 1x za rok, zpravidla se provádí v rámci preventivních požárních hlídek. A dále vždy po každém požáru nebo po každé provedené změně, která měla vliv na její obsah.
Dokumentace PO se ukládá takový způsobem, aby byla dostupná osobám zaměstnanců, jichž se týká.
Vznikne-li pochybnost, zda resp. v jakém rozsahu má být zpracována nebo veden dokumentace PO, rozhodne o tom na základě místních podmínek a po posouzení potřebných podkladů orgán státního požárního dozoru.
Dokumentace PO, kterou orgán státního požárního dozoru schvaluje a požárně bezpečnostní řešení, které je součástí posuzované dokumentace se předkládají ve dvou vyhotoveních.
Způsob vedení dokumentace požární ochrany
- Není-li právními předpisy stanoveno jinak, zpracovává, popřípadě vede dokumentaci požární ochrany podle § 27 odst. 1 odborně způsobilá osoba nebo technik požární ochrany.
- Součástí dokumentace požární ochrany podle § 27 odst. 1 je
- uvedení místa a rozsahu její účinnosti,
- datum zpracování nebo provedení záznamu,
- jméno a odborná způsobilost zpracovatele, popřípadě osoby, která dokumentaci vede.
- Dokumentaci požární ochrany uvedenou v § 27 odst. 1 písm. a) až i) schvaluje statutární orgán právnické osoby nebo jím pověřený vedoucí zaměstnanec, podnikající fyzická osoba nebo její odpovědný zástupce před zahájením činnosti, k níž se dokumentace vztahuje.
- Kontrola dokumentace požární ochrany uvedené v § 27 odst. 1 písm. a) až i), včetně záznamu o jejím výsledku, se provádí v rámci preventivních požárních prohlídek, a to nejméně jednou za rok nebo po každém požáru anebo po každé provedené změně, která měla vliv na její obsah.
- Požadavky stanovené na obsah některých druhů dokumentace požární ochrany podle § 27 odst. 1 mohou být zapracovány do jiné organizační nebo provozní dokumentace (např. organizační řád, provozní řád, technologické postupy). Jsou-li v takovém případě splněny podmínky uvedené v odstavcích 1 až 3, považují se tyto části jiné organizační nebo provozní dokumentace za příslušné druhy dokumentace požární ochrany.
- Při činnostech se zvýšeným požárním nebezpečím, které právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby vykonávají mimořádně a jednorázově a podmínky požární bezpečnosti nejsou stanoveny jiným právním předpisem (např. vyhláška č. 87/2000 Sb., kterou se stanoví podmínky požární bezpečnosti při svařování a nahřívání živic.) určí se druhy a způsob zpracování a vedení nezbytné dokumentace požární ochrany nebo některých jejích částí na základě stanovení podmínek požární bezpečnosti podle § 15 (např. pokyny pro činnost preventivní požární hlídky).
- Průvodní dokumentace a dokumentace požární ochrany se zpracovává, vede, popřípadě předkládá orgánu státního požárního dozoru ke schválení, kontrole nebo k posouzení v českém jazyce.
- Dokumentace požární ochrany, kterou orgán státního požárního dozoru schvaluje, a požárně bezpečnostní řešení, které je součástí posuzované dokumentace (§ 31 odst. 1 zákona č. 133/1985 Sb.), se předkládají ve 2 vyhotoveních.
- Dokumentace požární ochrany se ukládá takovým způsobem, aby byla dostupná osobám zaměstnancům, jichž se týká, jakož i orgánům státního požárního dozoru. Dokumentace požární ochrany musí být vedena, popřípadě její stejnopisy nebo kopie musí být uloženy takovým způsobem, aby v případě požáru bylo možno prokázat plnění povinností stanovených zákonem.
- Vznikne-li pochybnost zda, popřípadě v jakém rozsahu má být zpracována nebo vedena dokumentace požární ochrany, rozhodne o tom na základě místních podmínek a po posouzení potřebných podkladů orgán státního požárního dozoru.