Zaměstnavatel je správcem osobních údajů zaměstnanců a má právní důvod k jejich zpracovávání. Zaměstnanec mu k tomu tedy nemusí dávat prokazatelný souhlas. Ten vyplývá z pracovněprávního vztahu uzavřeného pracovní smlouvou. Zaměstnavatel ale smí shromažďovat pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné pro plnění jeho povinností. K osobním údajům zaměstnanců musí přistupovat jako k vlastnictví zaměstnanců, které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a zákonem stanoveným účelům.
Správce musí učinit taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému přístupu k osobním údajům. Neoprávněnou osobou je každý, kdo nemá ze zákona povinnost s osobními údaji pracovat.
Osobní údaje zaměstnance potřebné pro zaměstnavatele:
- příjmení,
- jméno,
- všechna dřívější příjmení,
- datum a místo narození,
- rodné číslo – pro sociální zajištění a zdravotní pojištění,
- číslo občanského průkazu,
- rodná čísla dětí zaměstnanců – pokud zaměstnanec pobírá slevu na daních na své děti,
- zdravotní způsobilost pro výkon zaměstnání (nástupní, periodické popřípadě výstupní zdravotní prohlídky,
- údaje uváděné v knize úrazů nebo záznamu o úrazu v případě pracovního úrazu,
- jméno a příjmení při prokazování účast na školeních a vzděláváních – prezenční listiny nebo certifikáty o absolvování školení BOZP, požární ochrany apod.
- informace o mzdě,
- apod.
Zaměstnavatel ale může zpracovávat i další osobní údaje “nezaměstnanců” např. životopisy a dotazníky pro uchazeče o zaměstnání.